Administrasi Perkantoran

Pengertian menurut para ahli

• Edwin Robinson dan William Leffingwell berpendapat bahwa "Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu."
• George R. Terry bahwa "Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan."
• Millis Geoffrey bahwa "Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan."
• W.H. Evans bahwa "Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi."'

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work).

Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

www.pusatgratis.com:mengetik

• mengetik (typing)
• menghitung (calculating)
• memeriksa (checking)
• menyimpan warkat/arsip (filing)
• menelepon (telephoning)
• menggandakan (duplicating)
• mengirim surat (mailing)
• mengadakan
• mencatat
• menyortir

Aspek-aspek manajemen perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

• Manajemen dan pengarahan
• Tata laksana/penyelenggaraan
• Pelaksana secara efisien
• Manajemen
• Pengawasan
• Pengendalian dan pengawasan
• Pengarahan dan pengawasan
• Pengarahan
• Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

• pegawai
• Material perlengkapan
• Persayaratan
• Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

• Kepegawaian perkantoran (office personel)
• Metode perkantoran (office methods)
• Perlengkapan perkantoran (office equipment)
• Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)love
• Biaya perkantoran (office costs)
• Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

• ruang perkantoran (office space)
• komunikasi (communications)
• kepegawaian kantor (office personnel)
• perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
• peralatan dan mesin (appliance and machine)
• perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
• metode (methods)
• tata warkat (records)
• kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu:

1. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
3. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
4. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
5. Membuat catatan dengan biaya minimal

Kegiatan

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

1. Pengadministrasian seluruh kegiatan
2. Menginventarisasi peralatan kantor
3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
4. Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.
5. Melakukan pengadaan file .

https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_administrasi_perkantoran

Etika Dengan Pimpinan Kantor

 

Menjalin komunikasi dengan sesama rekan kerja mungkin bukan menjadi suatu masalah,kita bisa berbicara sambil bercanda,tapi begitu bertemu dengan atasan urusannya jadi berbeda. Walaupun tidak ada syarat dan aturan tertulisnya, Anda harus bisa menjaga sikap dan ucapan Anda serta sebisa mungkin jangan salah bicara. Berikut ini adalah Tips tepat etika bersikap di depan bos Anda dalam berbagai situasi:

1. Bos Di Depan Pintu Saat Anda Terlambat. Lagi-lagi Anda terlambat masuk kantor. Biasanya sih, Anda ‘selamat’. Tapi hari ini bos berdiri tepat di pintu saat Anda berjalan santai ke kantor. Berinisiatif meminta maaf sekaligus menerangkan kenapa Anda terlambat sampai di kantor ” Maaf Pak, saya terlambat. tadi jalanan macet”. Padahal dia tidak bertanya alasan Anda terlambat. Kemudian cukup tersenyum padanya dan tidak perlu mempermasalahkan keterlambatan Anda.Sebagai kompensasinya, Anda harus tahu diri dengan pulang lebih larut. dan berusaha tidak mengulanginya lagi.Jadikan ini pelajaran untuk tidak terlambat di lain waktu. Karena hari ini mungkin Anda bisa menghindari omelan atasan, tapi besok-beok belum tentu.
2. Hanya Berdua. Anda hanya berdua di dalam lift dengan pimpinan perusahaan dan Anda menyapa terlebih dahulu, “Selamat Pagi”dan tersenyum,kemudian atasan Anda membalas  “Selamat Pagi”. Lalu membiarkan pembicaraan tergantung sampai lift terbuka dan memisahkan Anda. Cari tahu informasi tentang atasan Anda, misalnya hobi atau keluarganya. Jadi ketika Anda kebetulan terjebak dalam lift hanya dengan atasa, Anda bisa bilang, “Selamat Pagi Pak/Bu. Masih sering main tenis kalau hari minggu?”. Ini bisa menjadi pembuka jalan untuk menjalin hubungan yang akrab dengannya (walau 90% kemungkinan dia tidak tahu siapa Anda).
3.  Antre Di Toilet. Pas antre di toilet kantor, tiba-tiba atasan Anda masuk dan ikut antre. Mempersilahkan dia antre di depan Anda. Ini mengesankan Anda adalah tipe orang yang mudah ‘diinjak’ dan suka ‘cari muka’. Pergi ke toilet adalah waktu pribadi semua orang. Jadi, kalau Anda berada dalam situasi semacam ini, hindari percakapan. Cukup tersenyum dan tidak perlu memaksakan diri untuk berbasa basi. Jika dia mengajakbicara, barulah Anda menanggapinya. 
4. Mendadak Diminta Lembur. Atasan mendadak meminta Anda lembur padahal Anda sudah terlanjur bikin janji penting. Berusahan untuk mengakomodasi keperluan atasan dengan lembur sebentar dan memundurkan janji Anda beberapa jam. Jika tidak mungkin, beri dia solisi lain. Anda bisa mengajukan diri untuk lembur pada esok harinya, membawa bahan kerjaan pulang ke rumah atau datang lebih awal ke kantor esok harinya untuk mengerjakannya. Dengan begitu, atasan akan merasa bahwa dia bisa mengandalkan Anda dan rencana Anda tidak berantakan. 
5.  Ditanya Tentang Rekan Kerja.  Mungkin saja Anda punya maksud baik dengan berkata jujur, tetapi jangan sampai merugikan rekan kerja lain. Berkilah dengan bilang, “Wah, saya kurang tahu Pak, dia sedang sibuk apa sekarang. Saya kebetulan sedang fokus ke proyek A.” Dari situ, alihkan perhatiannya dengan menanyakan pendapat dan nasihatnya mengenai proyek tersebut. Jika dia terus memaksa Anda untuk bercerita, Anda bisa memilih cara diplomatis dengan mengatakan, “Yah, mungkin kekurangan dia adalah A. Tapi menurut saya itu justru bisa mendorong timnya untuk terus maju”. Jangan biarkan pembicaraan ini berlangsung lama,karena bisa terbawa suasana pembicaraan, buru-buru kabur dengan permisi kek kamar mandi saja.
   
6. Makan Siang Bersama.  Hindari juga menggerak-gerakan tangan atau kaki di bawah meja. Selain mengganggu, hal ini menunjukkan bahwa Anda mudah gugup dan tidak bisa menghadapi tekanan. Cukup keluarkan satu komentar  pekerjaan di kantor yang berhubungan dengan atasan Anda, misalnya, “Tadi saran Ibu/Bapak tentang A benar juga”. Jika tidak ada tanggapan berarti, itu isyarat bagi Anda untuk diam dan menikmati makanan Anda. 
7.  Bertemu Bos Saat Istirahat. Ketika makan siang di luar bersama teman, Anda lihat bos sedang makan sendirian di tempat yang sama dan Anda harus melewatinya. Sapa atasan Anda, “Pak/Bu sering makan di sini juga? Mau gabung dengan saya dan teman-teman?”. Hal ini menunjukkan bahwa Anda tidak takut atau minder, juga mencerminkan kepribadian Anda yang terbuka dan menghargai atasan di berbagai situasi. Anda bebas dari prasangka kalau makan siang adalah ajang ‘ngomongin’ bos. 
8.  Ditanya Suatu Hal Yang Sulit Dijawab. : Seminim mungkin Anda menjawab dengan “Maaf pak saya tidak tahu”. Karena hal ini akan mencerminkan Anda tidak supel -atau tidak mau tahu- dalam urusan di luar kantor. Anda bis memulai menjawab pertanyaan sulit tersebut dengan kata, “Saya memang pernah mendengar hal tentang…” , kemudian dilanjutkan dengan “Sejauh pengetahuan saya…”. Hal ini akan mencerminkan Anda mengetahui sedikit-sedikit tapi banyak, dan kalaupun jawaban Anda tidak tepat, Anda dianggap sudah berusaha ‘berpikir’ untuk menjawabnya. 

Hal seperti diatas mungkin dapat terjadi dimana pun Anda berada terutama di kantor,hal utama yang harus di perhatikan jika dalam situasi tersebut yaitu usahkan Anda selalu menyapa terlebih dahulu,jangan gugup dan tetap menjaga etika berbicara yang tepat mendengarkan,berbahsa dengan baik,dan sopan,jangan menggurui dalam pembicaraan.

sumber: tipsanda.com/2009/06/16/tips-tepat-etika-bersikap-di-depan-bos/

MEMILIH MEJA KERJA YANG "MENGGAIRAHKAN"

Memilih Meja Kerja yang "Menggairahkan"

Tahap 1
Jangan sepelekan ruang kerja Anda. Apalagi bagi yang selalu berhubungan dengan orang luar, atau bila ada seorang wiraswasta, maka hati- hati mencipkan ruang kerja. Sebab disinilah, aktivitas anda sehari-hari.
Tahap 2
Tempat kerja , bukan hanya mencerminkan cara kerja dan  karakter anda.Namun ternyata dalam kepercayaan Fengshui, cara mengatur ruaang kerja,termasuk meja kerja ada pengaruh dengan hoki dalam pekerjaan. Memang masuk akal,misalnya ruangankerja amburadul tak teratur,pasti akan menghambat kerja,karena untuk mencari satu arsip saja akan sulit.
Tahap  3
Aturlah penempatan meja kerja anda,agar bisa menggairahkan atau menarik kerja tulis William Spear, seorang pakar fengshui dalam buku "feng shui made easy". Menurutnya,menempatkan meja kerja sebaiknya berhadapan  dengan pintu.
Tahap  4
Bahkan lebih baik lagi kalau diletakkan di area paling jauh dengan pintu. Memang paling ideal meja kerja tersebut ditopang oleh dinding yang besar dan kuat, dan hindarkan dari jendela yang terbuka.
Tahap 5
Hal ini akan membentuk sebuah sudut  yang menjadi tempat berkumpulnya energi. Tempat ini akan baik lagi kalau menjadi rumah angin yang bisa menampung keberuntungan.